Le système de management des assurances, ainsi que l’organisation mise en place en interne et avec les prestataires de services, jouent un rôle clé dans le déploiement de la stratégie de transfert de risque de l’entreprise et l’atteinte de ses objectifs. Les évolutions observées sur le marché des assurances au cours des dernières années – durcissement des politiques de souscription, émergence de nouveaux risques systémiques, multiplication des verdicts nucléaires, renforcement des règlementations… – ont mis en lumière l’importance pour les entreprises de mieux structurer leur organisation pour en améliorer l’efficacité opérationnelle et garantir la continuité de leurs activités.
Notre client, grand Groupe industriel présent à l’international, s’interroge sur la pertinence et sur l’efficience de son organisation assurances en central, vis-à-vis de ses entités et au sein de sa filiale Etatsunienne. En central, la multiplicité des courtiers et le morcellement des tâches au sein de l’équipe assurances génèrent une charge de travail importantes. Aux Etats-Unis, la complexité de l’organisation de gestion des sinistres en interne et avec le TPA (Third-Party Administrator) semble entrainer des retards et des inefficacités qui se traduisent par une hausse globale de la sinistralité.
La première étape de notre projet a été d’analyser le système de gestion des assurances IARD monde entier et les processus clés associés : structuration de l’équipe, répartition des rôles et des responsabilités en interne, organisation de courtage, niveau de service délivré par les courtiers… et d’en identifier les enjeux opérationnels et les points de friction.
Nous avons ensuite réalisé un diagnostic approfondi de cette organisation avec pour objectif de déterminer, en s’appuyant sur les meilleures pratiques marché et sur des benchmarks objectifs, le niveau de maturité des processus de gestion des risques transférables, leur alignement avec les objectifs de l’entreprise et leur degré d’auditabilité (notamment au travers de documents et de livrables formalisés).
Nous avons documenté les forces et les faiblesses du dispositif existant et proposé des recommandations d’amélioration pour permettre d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de réduire les charges de travail et de garantir un niveau de formalisation permettant une meilleure communication et la réduction des risques liés à la continuité de l’activité. Nous avons notamment proposé une organisation cible : dimensionnement, répartition et niveau d’externalisation des tâches, nombre de courtiers…
Cet exercice a été reproduit sur les processus de gestion des sinistres aux Etats-Unis. Une fois l’analyse de l’existant ainsi que la cartographie des processus de gestion et des rôles et responsabilité des parties prenantes impliquées dans la gestion des sinistres réalisée, nous l’avons comparée aux pratiques marchés et avons formalisé des recommandations (dimensionnement et profil des équipes, répartition des tâches avec le TPA, optimisation des processus de gestion…). Pour certaines de ces recommandations, nous avons travaillé conjointement avec le TPA et le courtier. Nous avons défini puis mis en œuvre un plan d’action en encapsulant l’ensemble des parties prenantes dans une démarche projet structurée.
Cette mission, déployée sur 2 ans, aura permis à notre client de revoir en profondeur les éléments clés de son organisation assurances :
- Clarification de la Politique assurances de l’entreprise et de ses objectifs,
- Formalisation d’un corpus de documents et livrables auditables,
- Optimisation de la charge de travail de l’équipe centrale via une meilleure répartition des tâches à réaliser,
- Réduction du nombre de courtiers impliqués (de 5 à 3), clarification de leurs rôles et de leurs responsabilités et remise à niveau des services délivrés,
- Clarification et optimisation du processus de gestion de sinistres aux Etats-Unis, au travers d’un plan d’action déployé conjointement avec les équipes locales, le courtier et le TPA
